Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty – jak łatwo się domyślić – stanowi nic innego, jak wezwanie dłużnika do uregulowania zaległej należności. Jego celem jest polubowne uzyskanie należnej zapłaty, która może dotyczyć np. sprzedaży towaru, czy wykonanej usługi jeszcze na etapie tzw. „windykacji polubownej”, a więc przed wniesieniem do sądu stosownego pozwu.
Wezwanie do zapłaty może być wysyłane bezpośrednio przez wierzyciela, a więc podmiot, który domaga się od dłużnika uregulowania względem niego należnego mu wynagrodzenia, bądź też przez np. radcę prawnego zajmującego się sprawą odzyskania takiego długu.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Przepisy prawa nie wskazują na z góry ustalone – sztywne – zasady formułowania wezwania do zapłaty. Każda sprawa dotyczy bowiem całkowicie innych długów, których podstawą mogą być odmienne czynności, np. sprzedaż towarów, bądź też wykonanie jakiejś usługi. Celem jednak, jak najdokładniejszego przedstawienia dłużnikowi swoich żądań, w treści wezwania do zapłaty wskazuje się:
- kwotę długu;
- termin spłaty długu;
- podstawę dochodzonego roszczenia (np. dokładne określenie faktur VAT, daty ich wystawienia, daty wymagalności oraz pozostałej do spłaty należności z nich wynikających);
- numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien wpłacić zaległe należności;
- podanie danych kontaktowych do wierzyciela celem np. zawarcia ugody, ustalenia spłaty kwoty zadłużenia w ratach itp.;
- informację o tym, iż wezwanie do zapłaty stanowi próbę pozasądowego sposobu rozwiązania sporu w rozumieniu art. 187 § 1 pkt 3) Kodeksu postępowania cywilnego.
Z uwagi na to, iż wezwanie do zapłaty jest niczym innym, jak oficjalnym pismem kierowanym do dłużnika powinno zawierać jeszcze takie oczywiste elementy, jak:
- data i miejsce sporządzenia wezwania;
- dane wierzyciela (oraz ewentualnie zastępującego go pełnomocnika – radcę prawnego), a także dłużnika;
- podpis wierzyciela.
Kiedy najlepiej wezwać dłużnika do zapłaty?
Przepisy prawa nie wskazują na konkretną datę, bądź też termin, w którym należy wezwać dłużnika do zapłaty. Wydaje się jednak, że im szybciej wezwie się dłużnika do uregulowania należności, tym większe szanse – jeszcze na etapie przedsądowym – na pozytywne zakończenie sprawy. Hipotetycznie, wezwanie do zapłaty można wystosować już nawet pierwszego dnia po terminie, w którym to dłużnik był zobowiązany do zapłaty należności (np. w fakturze VAT).
W jakiej formie może być sporządzone wezwanie do zapłaty?
W ramach kancelarii, za każdym razem rekomendujemy wysyłkę wezwania do zapłaty listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Ułatwia to bowiem udowodnienie wysłania, bądź też doręczenia wezwania przy ewentualnym sporze sądowym. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednocześnie takie wezwanie przesłać dłużnikowi także w formie elektronicznej, np. wiadomości e-mail.
Nie polecamy wysyłania wezwań do zapłaty listem zwykłem. W takim przypadku, nie jesteśmy bowiem w stanie udowodnić, czy dłużnik faktycznie odebrał adresowaną do niego przesyłkę, a jeśli tak, to kiedy.
Czy wezwanie do zapłaty jest konieczne, przy prowadzeniu sprawy sądowej przeciwko dłużnikowi?
Obecne brzmienie dyspozycji art. 187 § 1 pkt 3) Kodeksu cywilnego wskazuje, iż pozew powinien zawierać: „informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu”. Wystosowanie więc do dłużnika wezwania do zapłaty wypełnia przesłanki tejże regulacji i pozwala spełnić jeden z warunków formalnych skutecznego wniesienia pozwu.
Oczywiście, wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty nie stanowi jedynej możliwości podjęcia próby mediacji, czy też pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. Strony mogą prowadzić negocjacje w formie rozmów bezpośrednich, telefonicznych, czy też za pomocą komunikatorów itp.
Jakkolwiek jednak można stwierdzić, iż wezwanie dłużnika do zapłaty jest jedną z najskuteczniejszych form spełnienia warunku, co do złożenia pozwu w myśl art. 187 § 1 pkt 3) k.p.c., tak należy pamiętać, iż zgodnie z art. 476 Kodeksu cywilnego: „dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela”. W związku więc z tym, w sytuacji, w której pomiędzy stronami nie został wcześniej ustalony jakikolwiek termin płatności, bądź też druga strona w ogóle nie wie, iż jest zobowiązana do uregulowania należności (np. przed zgłoszeniem szkody ubezpieczycielowi), skierowanie do niej wezwania do zapłaty jest konieczne, celem poinformowania jej o swoim żądaniu, wyznaczeniu stosownego terminu do zapłaty, a co najważniejsze postawieniu dochodzonej należności w stan wymagalności.
Pomoc radcy prawnego przy sporządzeniu wezwania do zapłaty
Choć wezwanie do zapłaty może być sporządzone osobiście przez wierzyciela, to dotychczasowa praktyka pokazuje, iż znacznie większą skuteczność osiągają pisma, które w jego imieniu przygotowuje radca prawny. Często bowiem klienci zwracają się do kancelarii z prośbą o sporządzenie wezwania do zapłaty już po wcześniejszych wielokrotnych i nieudanych próbach samodzielnego wyegzekwowania roszczenia. Odbiór dokumentu, pod którym podpisał się radca prawny – jako profesjonalny pełnomocnik – jest bowiem dla dłużnika czytelnym sygnałem, że druga strona podjęła już pewne kroki w celu wyegzekwowania należności i że jest zdecydowana na ewentualne wytoczenie powództwa, celem odzyskania należności.
Wsparcie eksperta w sporządzeniu wezwania do zapłaty jest więc nie tylko gwarancją poprawności pisma od strony formalnej, ale także skutecznym elementem domagania się swoich wierzytelności od dłużnika. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia prawnego w sporządzeniu wezwania do zapłaty, a także ewentualnego dalszego prowadzenia postępowania mającego na celu odzyskania należności, zapraszamy do kontaktu.
