Zawieszenie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – zasady, przebieg, skutki
Uwagi ogólne
Zawieszenie działalności gospodarczej jest niczym innym, jak przerwą w prowadzonej działalności gospodarczej, czyli po prostu czasowym wstrzymaniem wykonywania przez spółkę działalności gospodarczej. Bazując bowiem na poglądach przedstawionych w licznych komentarzach można stwierdzić, iż definicją zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej jest czasowe, dozwolone przepisami prawa, zależne wyłącznie od woli przedsiębiorcy, zaprzestanie wykonywania przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Jest to zatem stan, w którym przedsiębiorstwo (spółka) dalej istnieje, jednak działalność gospodarcza zostaje wstrzymana.
Zasadą jest, iż zgodnie z treścią Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236), każdemu przedsiębiorcy przysługuje prawo zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, bez względu na jego formę organizacyjną.
Przepisy obowiązującego prawa nie wymagają wystąpienia żadnych szczególnych, określonych okoliczności, by możliwe było zawieszenie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Każdy przedsiębiorca w ramach przysługującej mu wolności gospodarczej, może podjąć decyzję o zawieszeniu działalności na podstawie całkowicie subiektywnych, istotnych tylko dla niego przesłanek. Zawieszenie działalności gospodarczej może więc wynikać np. z problemów finansowych spółki – strat, niezadowalających zysków, problemów zdrowotnych, rodzinnych, czy osobistych lub też z jakiegokolwiek innego powodu. Powód ten jest bowiem obojętny dla możliwości skorzystania z tej instytucji.
Procedura zawieszenia działalności gospodarczej przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
W pierwszej kolejności należy wspomnieć, iż obecnie cała procedura związana z zawieszeniem działalności prowadzonej w formie spółki prawa handlowego jest dokonywana w Krajowym Rejestrze Sądowym, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Nie ma więc możliwości złożenia wniosku o zawieszenie działalności w formie papierowej, ani w systemie S24 (popularnym dla zakładania „podstawowych” spółek z ograniczoną odpowiedzialnością). Nie ma jednak konieczności korzystania w tej kwestii z usług notariusza.
Do skutecznego zawieszenia działalności prowadzonej przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest, zgodnie z art. 22a ust. 1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 979):
1) podjęcie przez zarząd takiej spółki uchwały o zawieszeniu działalności (lub przez zgromadzenie wspólników, jeśli to jemu oddelegowano takie uprawnienie w umowie spółki), w której wskazuje się numer pod którym dana spółka figuruje w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jej NIP, REGON, nazwę lub firmę, siedzibę i adres oraz okres na jaki działalność spółki ma być zawieszona (data rozpoczęcia zawieszenia);
2) złożenie oświadczenia o niezatrudnianiu pracowników (o czym szerzej poniżej);
3) złożenie w odpowiednim dla spółki sądzie wniosku (elektronicznie – przez Portal Rejestrów Sądowych) o zawieszeniu działalności spółki.
Co ważne, obecnie nie ma konieczności informowania innych podmiotów o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej (np. właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego). Informacja o zawieszeniu przekazywana jest bowiem automatycznie do:
1) Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników;
2) Rejestru REGON;
3) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – Centralnego Rejestru Płatników Składek.
Ze sprawozdawczego obowiązku należy jednak wskazać, iż w obrocie funkcjonuje druga teoria, zgodnie z którą, pomimo automatycznego zgłoszenia zawieszenia działalności do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników nadal należy – w terminie 7 dni od zgłoszenia wniosku w KRS – powiadomić właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o zawieszeniu działalności. Kwestia ta musi być więc skonsultowana z księgowym/doradcą podatkowym danej spółki.
Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego ma charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że uchwała podjęta przez wspólników, bądź też przez zarząd wywołuje skutek zawieszenia z dniem podjęcia uchwały. Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego jedynie potwierdza, że działalność spółki zostaje zawieszona.
Zawieszenie działalności, a zatrudnianie pracowników
Jak już wspomniano powyżej, jednym z podstawowych obowiązków i warunków umożliwiających spółce zawieszenie działalności gospodarczej jest niezatrudnianie przez nią pracowników. Chodzi tutaj o zakaz zatrudniania na postawie umowy o pracę, spółdzielczej umowy o pracę, powołania, wyboru oraz mianowania. Zatrudniając więc pracowników na którejkolwiek z ww. podstaw należy najpierw rozwiązać takie umowy. Na spółce ciążyć więc będzie obowiązek związany z wyrejestrowaniem zwolnionych pracowników z ubezpieczeń „ZUS-owskich” w terminie 7 dni od daty ustania stosunku pracy. Taka czynność może także rodzić konieczność wypłaty odpraw związanych z rozwiązywaniem umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników.
Ważne jest jednak to, iż nie ma żadnych przeszkód, aby zawiesić działalność, gdy spółka współpracuje z osobami zatrudnionymi w oparciu o umowę zlecenie, dzieło, czy też umowę o współpracy w ramach prowadzonej przez nią jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jeśli dana spółka zatrudniała pracowników, po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą miała obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych, należy również przesłać do właściwego urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (formularz NIP-8).
Spółka może także zawiesić działalność, gdy jej pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub na urlopie rodzicielskim i nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Gdy dany pracownik zakończy urlop lub złoży wniosek dotyczący łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
Czynności – prawa – obowiązki w okresie zawieszenia działalności
Gdy do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego zostanie wpisana informacja o zawieszeniu działalności przez spółkę należy pamiętać, iż w tymże okresie nie może ona wykonywać żadnych czynności, które są związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Spółka nie może więc osiągać żadnych przychodów.
W okresie zawieszenia mogą być podejmowane tylko te czynności, które są niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a zatem takie, które pozwolą wrócić jej do normalnego funkcjonowania po wznowieniu działalności.
W związku z tym, spółka powinna oczywiście regulować zobowiązania powstałe przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej, ściągać należności powstałe przed tym dniem, osiągać przychody z czynności mających miejsce przed zawieszeniem, czy też zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. Oprócz tego – w okresie zawieszenia na spółce ciążą także obowiązki przykładami których może być opłacanie należności publiczno-prawnych (np. podatku od nieruchomości), uczestniczenie w postępowaniach sądowych, podatkowych, administracyjnych, a także sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych (o czym szerzej poniżej).
Zawieszenie działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
Jak już wspomniano powyżej, spółka nie musi oddzielnie informować Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawieszeniu działalności gospodarczej. Dzieje się to automatycznie w związku z przekazaną Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych informacją z Krajowego Rejestru Sądowego, a ZUS sam przygotowuje formularz „ZWPA” dotyczący wyrejestrowania spółki.
Warto jednak podkreślić, że w przypadku tzw. „jednoosobowej sp. z o.o.” jej wspólnik musi samodzielnie złożyć do ZUS formularze dotyczące wyrejestrowania płatnika składek (ZUS ZWPA), wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUW ZWUA) oraz wyrejestrowania zgłoszonych członków rodziny (ZUS ZCNA).
Jednakże, w okresie, w którym działalność spółki pozostaje zawieszona, taki wspólnik ma prawo do dobrowolnego przystąpienia do ubezpieczenia emerytalnego, jak również rentowego. Warunkiem takiego przystąpienia jest jednak brak posiadania innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Istnieje jednak możliwość, w której wspólnikowi nie będzie przysługiwało prawo zgłoszenia się do ubezpieczeń obowiązkowych w wypadku zawieszenia działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w której pozostaje jedynym wspólnikiem. Stanie się tak wtedy, gdy wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadający status wspólnika takiej spółki i podlegania przez to obowiązkowym ubezpieczeniom będzie również zatrudniony w innym miejscu, np. na podstawie umowy o pracę, czy zlecenia.
Jeżeli więc wspólnikiem spółki, która zawiesiła działalność gospodarczą jest osoba fizyczna i nie posiada ona tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego z innego źródła (np. umowy o pracę) warto zastanowić się nad opłacaniem tzw. „dobrowolnej składki zdrowotnej”. Prawo do publicznych świadczeń zdrowotnych kończy się bowiem po upływie 30 dni od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego.
Ważne jest także to, iż po zakończeniu okresu zawieszenia działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością brak jest obowiązku ponownego zgłaszania się do ubezpieczenia.
Zawieszenie działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)
Jak już wspomniano powyżej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w okresie zawieszenia nie jest zobowiązana do wpłacania zaliczek na podatek dochodowy (CIT). Należy jednak pamiętać o tym, że spółka nie jest wtedy zwolniona z obowiązku składania zeznania rocznego (CIT-8). W zeznaniu takim należy poinformować Urząd Skarbowy o okresie zawieszenia.
W okresie, w którym spółka pozostaje zawieszona nie może ona amortyzować składników majątku, w związku z tym, że nie są one używane na skutek zawieszenia działalności. Składniki te nie podlegają amortyzacji, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność do końca miesiąca, w którym działalność gospodarcza została wznowiona.
Zawieszenie działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a podatek od towarów i usług (VAT)
Powyżej wskazano już, że – co do zasady – w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie mają obowiązku składania deklaracji podatkowych. Istnieją jednak pewne wyjątki w przypadku których obowiązek ten jest dalej aktualny. Chodzi tu bowiem o sytuację, w której spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi złożyć deklarację za okresy, w których zawieszenie wykonywania działalności nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego. Jeśli więc, dana spółka zawiesi działalność w trakcie trwania danego miesiąca lub kwartału rozliczeniowego, będzie zobowiązana do złożenia deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiło zawieszenie działalności gospodarczej – w zależności od przyjętego przez daną spółkę sposobu rozliczenia.
Obowiązek złożenia deklaracji nastąpi także wówczas, gdy konieczne będzie dokonanie korekty wcześniej złożonej deklaracji (celem korekty podatku naliczonego), czy też chęć skorzystania przez spółkę z prawa do odliczenia podatku, w związku z ponoszonymi przez nią kosztami.
Zawieszenie działalności, a kasa fiskalna
W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej przez jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma potrzeby składania wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy oraz dokonywania terminowych przeglądów technicznych, pod warunkiem, że nie jest prowadzona w tym okresie ewidencja.
Co jednak istotne – jeśli termin obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej przypada na okres zawieszenia działalności, dana spółka musi dokonać tego przeglądu po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.
Jeżeli w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej dojdzie do sprzedaży przedmiotów majątku firmy lub środków trwałych osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu, trzeba zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym podmiotom wystawia się fakturę.
Rejestr podatników podatku od towarów i usług (VAT)
Zawieszenie działalności gospodarczej przez spółkę na okres co najmniej 6 miesięcy powoduje wykreślenie jej z rejestru podatników VAT. Po okresie zawieszenia następuje ponowna rejestracja bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.
Należy także pamiętać o tym, że jeśli w okresie zawieszenia spółka będzie wykonywała czynności, które są opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT) – np. sprzedaż jakiegoś środka trwałego – to należy o tym poinformować właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego wskazując okres, w którym te czynności są wykonywane. Takie zawiadomienie należy złożyć przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej albo przed dniem rozpoczęcia wykonywania takich czynności w okresie zawieszenia działalności gospodarczej oraz wskazać okresy, w których będą podejmowane takie czynności. Po złożeniu takiego zawiadomienia, spółka nie zostanie wykreślona z rejestru VAT, bądź też jej status podatnika zostanie przywrócony na okres wskazany w zawiadomieniu.
Zawieszenie, a zamknięcie roku obrotowego
Za rok obrotowy, w którym działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników. W takim przypadku przedmiotem obrad następnego Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników powinny być również sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona, które standardowo rozpoznawane są przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokrycia straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków).
